Sleutel tot efficiënte werkprocessen!
Als servicedesk engineer kom je tal van verschillende werkprocessen tegen bij diverse klanten. In deze processen zijn vaak veel repetitieve taken te vinden, taken die geautomatiseerd kunnen worden. Aangezien het in onze functie, zoals de naam al doet vermoeden, om service draait, is ons doel om te zorgen dat je je werk zo efficiënt mogelijk kunt uitvoeren met betrekking tot ICT. Hier speelt automatisering met Power Automate een cruciale rol.
Stel je voor dat je een grote hoeveelheid data ontvangt die in een andere applicatie ingevoerd moet worden, of iets kleinschaliger, zoals de opvolging van een lopend proces. Al deze taken kunnen volledig geautomatiseerd worden. Het enige wat jij dan nog hoeft te doen is het proces initiëren, waarna je je weer kunt richten op het échte werk.
Een van de methodes hiervoor is Power Automate. Dit is een applicatie binnen je Office 365-abonnement die alle Office 365-applicaties met elkaar kan verbinden. Het vult data aan, stuurt mails, kent rechten toe, maakt agendapunten aan – je kunt het zo gek niet bedenken, of het is mogelijk. Zelfs sommige koppelingen met externe applicaties zijn mogelijk.
User case
Om vanuit onszelf te beginnen, wij zijn maar al te graag bezig met het automatiseren van ons werkproces. Zoals we onlangs hebben gedeeld, hebben we opnieuw onze ISO 27001-certificering behaald. Dat gebeurt niet zomaar. Alles moet bijgehouden, gecontroleerd en geregistreerd worden, wat veel handmatig werk vereist en bijzonder moeilijk te onthouden is. Dus de beste methode om alles werkbaar te maken, was het proces te automatiseren.
We zijn begonnen met het in kaart brengen van de controles die we allemaal moeten uitvoeren en de zaken die we moeten registreren. Na het bepalen van de scope zijn we gaan kijken hoe we processen efficiënter konden maken.
Bij ons begint de automatisering in de Outlook-kalender. Daar zijn al onze controles ingepland. Iedere dag controleert Power Automate voor ons of er een controle gepland staat. Als er een controle gepland is voor die dag, maakt de app een ticket aan in ons ticketsysteem. Dat ticket wordt dan gecategoriseerd en toegewezen aan de juiste persoon om de controle uit te voeren.
De controle wordt uitgevoerd en ingevuld in een formulier van Microsoft Forms (ook inbegrepen in je Office 365-pakket).
Als dat formulier wordt ingediend, begint het tweede deel van de automatisering. De gegevens worden naar verschillende Excel-bestanden gestuurd, waar alle data staat voor controle en registratie. Geüploade bestanden worden automatisch in de juiste map geplaatst. Daarnaast worden er enkele lijsten automatisch bijgewerkt in SharePoint, waardoor we een pagina hebben waar we alles in één oogopslag kunnen zien.
Dus met één druk op de knop zien we precies wat we gedaan hebben, wat we nog moeten doen en of dat proces goed verloopt. Het is een proces dat anders, vooral gezien de hoeveelheid controles, een volledige fulltime functie zou kosten.
User case
De toepassing is ook cruciaal voor relaties. Als je bijvoorbeeld veel met mensen werkt, wil je ook écht met mensen werken en niet driekwart van je werkdag besteden aan het updaten van Excel-lijsten en het mailen van contactpersonen om je klanten te helpen.
Daarom hebben we bij één van onze relaties het gehele proces geautomatiseerd, van de eerste aanmelding tot en met de uiteindelijke facturatie. Het enige wat ze zelf nog moeten doen, is een gesprek voeren met de klant. Daar is nu voldoende tijd voor, zodat ze de klant écht kunnen helpen. Administratiekosten behoren daardoor tot het verleden.
Het proces begint na de eerste boeking van een meeting. Het systeem vult de gegevens (veilig) in en stuurt deze door naar de hulpverlener (beveiligd), inclusief een bevestigingsverzoek waardoor die gegevens ook weer worden bijgewerkt. De factuur wordt verstuurd en met verschillende updates worden ze op de hoogte gehouden van de voortgang van de klant; geheel automatisch. Op deze manier ligt de focus weer bij de klant en niet bij de administratie.
Ben je benieuwd wat automatisering kan betekenen voor jouw bedrijf? Vraag een gratis consult aan om samen de mogelijkheden te bekijken!
