Bescherming vanuit Microsoft: gedeelde verantwoordelijkheid
Back-ups via Office365 worden bij Microsoft opgeslagen. Op basis van ‘gedeelde verantwoordelijkheid’. Dat wil zeggen dat ze fysieke beveiliging in hun datacenters hebben, replicatie van gegevensopslag bieden, je zekerheid hebt van privacy en uptime en dat ze jouw data zo goed mogelijk beschermen tegen natuurrampen.
Dat is mooi. En vanzelfsprekend, natuurlijk. Alleen dan komt de ‘maar’: gedeelde verantwoordelijkheid. Jij bent verantwoordelijk om je gegevens te beschermen tegen menselijke fouten. Bijvoorbeeld verkeerd geconfigureerde workflows, hackers en virussen – allemaal het gevolg van menselijk handelen. Jij bent dus helemaal verantwoordelijk voor het maken van back-ups van gegevens én gebruikers. Microsoft biedt hier weinig tot geen ondersteuning aan. Goed om in je achterhoofd te houden.
Zelf maar een back-up van je Office365 omgeving maken, zodat je alles helemaal onder controle hebt? Nee. Daarvoor hebben we de volgende redenen:
Continuïteit waarborgen
In Office365 is een actieve licentie vereist om toegang te krijgen tot gegevens. Dat klinkt als een groot voordeel, want als medewerkers uit dienst gaan, kun je hun O365-account makkelijk deactiveren en de toegang tot bedrijfsgegevens ontzeggen.
Maar: als je dat doet, dan verlies je zelf óók de toegang tot bestanden die door hen zijn aangemaakt. Stel: de CFO maakt een jaarlijks budget aan op zijn OneDrive. Hij gaat uit dienst, jij verwijdert zijn account en je denkt dat het is geregeld. Het probleem daarmee is dat jij (en zijn opvolger) de toegang verliest tot dat document. Voor altijd.
Moet je dan blijven betalen voor de licenties van álle vertrokken medewerkers? Nee. Een goede backup oplossing voor Office365 zorgt ervoor dat je de bestanden van ex-medewerkers kunt archiveren en de belangrijke bestanden terug kunt zetten. Zo houd je de eigendom en de controle. En kunnen mensen gewoon doorgaan met hun werk. Zonder het wiel opnieuw uit te hoeven vinden.
Hoe vaak maak jij eigenlijk een back-up?
Eerlijk zijn hè! Vaak schiet het maken van een back-up erbij in. Te druk, komt niet uit, duurt te lang, etc. Je moet er rekening mee houden dat je zéker dagelijks een back-up moet hebben. Liefst meerdere keren per dag. Waarom? Als er om 20u00 een ransomware-aanval is op jouw data en je hebt alleen de back-up van gisteren om terug te zetten, dan moeten je medewerkers het werk van die dag volledig herstellen. En dat kost tijd en geld.
Een dagelijkse back-up is weliswaar beter dan een wekelijkse back-up, maar mocht het fout gaan en je hoeft alleen een back-up van twee uur terug terugzetten, dan scheelt dat enorm. Dus: maak meerdere keren per dag een back-up. Neem geen risico’s.
We snappen dat je daar zelf geen tijd voor hebt, dus zoek een partij die je daarmee kan helpen (wij kunnen je daar bijvoorbeeld uitstekend mee helpen 😉).
De schijf is gecrasht. Wat nu?
Ook geen unicum in het bedrijfsleven. Deze dingen gebeuren en dat is zuur. Stel je hebt heel je Office365-omgeving op de collectieve schijf geback-upt, dan baal je als een stekker. Het werken op de collectieve schijf is sowieso – op z’n zachtst gezegd – redelijk verouderd, maar een back-up van de cloudomgeving daarop opslaan gebeurt nog steeds (werk je nog steeds op dagelijkse basis met dergelijke schijven, dan is het sowieso goed om te gaan werken in de cloud).
Alleen, die verouderde systemen (ook al gebruik je ze alleen maar voor een Office365 back-up) voldoen niet meer aan de laatste veiligheidseisen, verdedigingstechnieken tegen ransomware, noem het maar op. Dus ook niet geschikt voor back-ups.
De conclusie: zorg voor een goede back-up van Office365
Misschien heb je er überhaupt nog geen gedachte aan gegeven: je clouddata back-uppen: ‘want het staat toch in de cloud?’ Goed om er even bij stil te staan, dat je ook een back-up moet maken van je clouddata. Sterker nog, wij vinden dat je dat verplicht bent als organisatie. Naar je klanten toe en je medewerkers toe. Geen zorgen, wij helpen je daar graag mee!
