Security Awareness- Test jouw cyberweerbaarheid en ontvang direct het resultaat!

5 Microsoft 365-functies die je waarschijnlijk niet gebruikt (maar wel zou moeten) | Meer halen uit Outlook, Teams, To Do en Planner

Haal meer uit Microsoft 365: 5 functies die veel bedrijven vergeten

Microsoft 365 wordt dagelijks gebruikt voor e-mail, documenten en online vergaderen.

Toch gebruiken veel organisaties slechts een klein deel van de mogelijkheden die in hun abonnement zitten. Zonde, want juist de minder bekende functies kunnen flink wat tijd besparen en zorgen voor meer overzicht in de werkdag. Vijf Microsoft 365-functies die verrassend weinig worden gebruikt, maar zeker de moeite waard zijn.

1. Quick Steps in Outlook: terugkerende e-mails automatisch verwerken.

We hebben er al een keer over geschreven, maar een nog een keer benoemen kan geen kwaad. Steeds dezelfde handelingen met je mail? Quick Steps is dan echt ideaal wanneer je dagelijks dezelfde acties uitvoert. Denk aan het doorsturen van aanvragen naar collega’s, archiveren van berichten of het markeren van mails voor opvolging. Met één klik voer je meerdere acties tegelijk uit, wat dagelijks enkele minuten tot zelfs een kwartier kan besparen.

2. Microsoft Teams als telefooncentrale én samenwerkingsplatform.

Je hoeft echt niet altijd te videobellen met teams, je hebt meerdere toepassingen. Kanalen maken voor een project, je kan er bestanden delen en ook gewoon telefoontjes mee plegen. Het is zonde om dit te hebben en niet te gebruiken.

3. E-mails gepland verzenden in Outlook.

Een mailtje ontvangen om 23:11 uur van je collega? Niet altijd wenselijk, maar goed, jij bent nu laat aan het werken, maar wilt je aan kantooruren houden. De ontvanger ligt al lang te slapen, dus een antwoord krijg je toch pas morgen. Daarom gepland verzenden. Plan de mail in voor 8:00 in de ochtend, beter voor jezelf en voor je collega’s.

4. Microsoft To Do en Planner voor beter taakbeheer.

Heb je geen overzicht meer wat je allemaal moet doen? Gebruik dan To Do (voor jezelf) of Planner (voor je team). Deze twee applicaties zijn gekoppeld met je mail en agenda, zodat je geen taken vergeet en je veel beter het overzicht houdt.

5. Microsoft Loop voor samenwerken aan notities.

Met Microsoft Loop werk je tegelijkertijd met collega’s aan lijsten, notities en plannen. Wijzigingen worden direct gesynchroniseerd in Teams, Outlook en andere Microsoft 365-apps. Ideaal voor projectteams die snel willen samenwerken zonder losse documenten rond te mailen.

En nu...?

Veel organisaties investeren in Microsoft 365, maar benutten slechts een deel van de mogelijkheden. Door functies zoals Quick Steps, gepland verzenden, Teams Telefonie en Planner slim in te zetten, haal je meer rendement uit software die je waarschijnlijk al gebruikt.
Benieuwd welke Microsoft 365-functionaliteiten binnen jouw organisatie nog onbenut blijven? We denken graag mee.

Wil je nog meer uit Microsoft 365 halen? Bekijk dan ook deze pagina.