Hoe blijf je binnen budget bij ICT projecten?

Hero-Home-page-new.png
Je leest het vaak: weer een ICT-project bij de overheid dat meer kost dan oorspronkelijk begroot. Hoe zorg je ervoor dat dat níet gebeurt? Dat beantwoorden we in deze blog!

Een constante in de media: ICT-projecten overschrijden vaak het budget. Recent in het nieuws: een ICT-project bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) is zelfs twee keer over de kop gegaan: €20,3 miljoen duurder dan gedacht.

Niks nieuws, natuurlijk. Want in 2018 was het ook al raak, bij de Nederlandse Voedsel- en Waren Autoriteit (NVWA). De NVWA wilde de ICT-omgeving vernieuwen, zou 36 miljoen euro kosten en uiteindelijk komen de kosten van het project uit op 95 miljoen euro. Ook in 2014 bij de bouw van een nieuw systeem voor het Centraal Bureau Rijvaardigheden (CBR), deze was begroot op 7 miljoen euro en de teller staat inmiddels op 38,8 miljoen. 

Natuurlijk ligt de overheid regelmatig onder het vuur als het om ICT gaat, maar zij zijn lang niet de enige die financiële missers hebben als het om ICT gaat. En ook niet geheel vreemd. ICT is overal, moet anno 2020 flink vernieuwd worden en het is een lastig vak om te doorgronden: kennis van ICT is binnen veel organisaties zwak.

Afbakenen, afbakenen en afbakenen

Technische haalbaarheid is een enorme valkuil voor veel organisaties. Men wil een hoop, maar is het ook allemaal mogelijk? Projectmanagers vanuit de organisatie bakenen het project af en zoeken dan een partij die geschikt is. Bij de overheid gaat dat door middel van aanbestedingstrajecten.

Alle bureaus willen het project, zeggen wat ze moeten zeggen en krijgen een go. Maar, dan komt er nog een hoop boven water nádat er akkoord is gegeven. Bureaus móeten wel terugkomen op hun oorspronkelijke aanbieding, omdat er meer diepgang zit dan de woorden die in de opdrachtomschrijving stonden. 1+1=2 en dat gaat dus meer geld kosten.

Ga je een ICT-project opzetten, stel heldere doelen en vragen bij twijfel. Doe het in combinatie met iemand die er verstand van heeft. Een ICT’er of een bureau met ervaring. Zo beperk je ongewenste financiële verrassingen en baken je het project samen goed af: vanuit de wens van de organisatie en de technische haalbaarheid van het vak en het bureau.

Kennis vergroten

ICT is een lastig te doorgronden wereld. Dat merken wijzelf ook aan het jargon dat overal gebruikt wordt. Veel bureaus maken het onduidelijk wat ze nou exact doen en opleveren en het team dat een opdracht formuleert vertrouwt vaak op hen, met alle gevolgen van dien.

Zelfs als de ICT-afdeling zelf een opdracht formuleert met als doel uit te besteden aan een derde partij. De ICT-kennis van een afdeling loopt vaak achter, niet uit onwil van de medewerkers – maar uit het gebrek aan opleidingsmogelijkheden voor de ICT’er. Daar begint het dus: zorg dat je een ICT-team hebt dat up-to-date is van de ontwikkelingen in deze snelgroeiende wereld.

ICT’ers in de organisatie worden vaak gezien als de mannetjes die mailproblemen oplossen en daar blijft het dan bij… Dat moet en mag niet kunnen. Als organisatie ben je verantwoordelijk een ICT’er op te leiden tot ijzersterke generalist, die de inhoudelijke offerte kan beoordelen en de uitvoering van projecten succesvol kan managen.

Leveranciers eerder betrekken

Je kunt er vanuit gaan dat een ICT-leverancier op de hoogte is. Dus als een project niet mogelijk is, dan weten zij het. Alleen het ding is: zeggen ze het, dan wordt er vaak niet geluisterd door de organisatie. Maar vaak is het geval dat bureaus niets zeggen, omdat ze de opdracht niet willen verliezen. Dat, in combinatie met het niet stellen van heldere doelen en kritische vragen, zorgt ervoor dat er wel aanpassingen móeten gebeuren die dan zogenaamd “niet voorzien” hadden kunnen worden.

Valt eigenlijk ook onder ‘afbakening’, maar dit is dusdanig belangrijk dat we ‘m nog een keer apart aanhalen. Betrek je de uitvoerder al in het begin van het traject (in het formuleren van de concrete opdracht), dan kun je veel beter een doel bepalen, de begroting vaststellen en het project afbakenen. Kan dat niet, omdat je met aanbestedingen te maken hebt, doe het dan direct na het accorderen van een voorstel. Of maak ‘jullie visie op de technische haalbaarheid’ onderdeel van de aanbesteding en neem de inlichtingen- en vragenronde serieus. Uiteindelijk helpt het je alleen maar en dek je jouw organisatie in.

Besef dat je als organisatie met een uit te besteden project een machtspositie hebt en bureaus snel naar je mond zullen praten om een akkoord te krijgen op de opdracht. Daar moet je doorheen zien te prikken, stel zelf ook kritische en simpele vragen en laat niets van het project aan het lot over. Klinkt vermoeiend, is het ook, maar uiteindelijk wil je ook niet het ICT-budget van de komende 5 jaar erdoorheen gooien aan een project.

Communicatie

Communicatie is de sleutel. Een open deur, maar zit dicht op de ICT-projecten die je uitbesteed. Evalueer maandelijks de voortgang en zorg dat je regelmatig updates ontvangt. Zo bewaak je de voortgang van het project, identificeer je bedreigingen tijdig en kun je daar adequaat naar handelen met je leverancier en andere stakeholders. Je wil eigenlijk van A tot Z op de hoogte zijn van het project. Weten waar het begint en waar het eindigt en tegen welke dingen je aan gaat lopen. Dat gaat alleen door goede communicatie.

Contact opnemen

Ben je zelf net met een ICT-project bezig voor jouw organisatie en zoek je iemand die je bij de projectafbakening kan ondersteunen? Laat ons iets weten, we helpen je graag.

Deel deze post

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Altijd het laatste ICT-nieuws in jouw inbox?

Dat kan! Laat hieronder je e-mailadres achter en we beloven niet vervelend te zijn.

We hebben nog meer

Klaar om jouw ICT waardevol in te gaan zetten?

Neem vrijblijvend contact met ons op!